Ersetzendes Scannen

Der Prozess  Ersetzendes Scannen beschreibt, wie Dokumente aus Papier mittels einem Scanner eingelesen und anschließend digital verarbeit werden. Ist der Scanprozess und die digitale Speicherung des zugehörigen Dokuments vor Manipulationen sicher, können unter Umständen die Belege auf Papier entsorgt werden. Der gesamte Arbeitsprozess muss hierbei schlüssig und nachvollziehbar dokumentiert sein.

Richtlinien zum ersetzenden Scannen gibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik heraus. Diese Richtlinien werden weiterentwickelt und in der Praxis getestet. Bezüglich dem ersetzendem Scannen wurde vom BMI die Technische Richtlinie TR-RESISCAN formuliert. Die Entwicklungen bei der digitalen Verarbeitung von Dokumenten und Vorgängen gehen schnell voran. Auch die Rechtsvorschriften für die Zulassung und Ausführung der elektronischen Aktenführung werden immer mehr. Unternehmen bewahren nach wie vor die Originale auf Papier auf, was Verwaltungskosten verursacht. Denn viele Unternehmer sind sich bezüglich unterschiedlicher Regelungen immer noch unsicher und möchten in jedem Fall den rechtlichen Erfordernissen bei der Aufbewahrung von relevanten Papieren genügen.

Die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BMIs soll mit der Lösung des ersetzenden Scannens den Anwender entlasten. Anforderungen und Sicherheitsmaßnahmen sollen vereinheitlicht werden. Den Herstellern von Scan-Lösungen sollen mit diesen technischen Richtlinien die Vorgaben vermittelt werden, um die Scan-Lösung entsprechend der TR--RESISCAN umsetzen zu können.

Bei Praxistests entstanden Fragen und Probleme bei Signaturen und Zeitstempeln. Als problematisch eingestuft wurde die Qualifizierung von eigenhändigen Unterschriften. Des Weiteren mussten Zusatzlösungen bei der Sachbearbeitung angestrebt werden, um gescannte Dokumente zusammen mit elektronisch eingegangen Dokumenten zu managen. Auch der Aufwand bei der Qualitätsprüfung des Scan-Vorgangs wurde noch als hoch eingestuft.

Ersetzendes Scannen statt Papieraufbewahrung

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