E-Mail-Archivierung in der Cloud

Unternehmen, egal welcher Größe, müssen alle Geschäftsunterlagen bis zu einem gewissen Zeitpunkt aufbewahren. Dazu gehört seit dem Januar 2017 auch die E-Mail. Das Handelsgesetzbuch gibt an dieser Stelle eindeutige Vorgaben. Neben Briefen und Verträgen müssen auch alle E-Mails und ihre Anhänge gespeichert werden. Vertrauten die Firmen bisher einer Inhouse-Archivierung, also einer Speicherung im eigenen Betrieb z. B. mittels Server, rückt die Archivierung in der Cloud immer mehr in den Mittelpunkt.

Email in der Cloud

Die Vorteile einer Online-Speicherung sind vor allem die Entlastung des eigenen Mail-Systems und die Möglichkeit, von unterwegs auf die Daten zuzugreifen. Auf diese Art der Archivierung spezialisierte Firmen bieten zudem vollständige Compliance-Sicherheit. (Compliance = Regeltreue innerhalb eines Unternehmens).
In der Realität gestaltet sich die Cloud-Archivierung als nicht ganz so einfach. Viele Firmen möchten eine Vorgangs-orientierte Speicherung, das heißt, alle für einen bestimmten Vorgang relevanten Unterlagen werden zusammen abgelegt. Diese Art der Archivierung ist in der Cloud nur sehr schwierig darzustellen. Hier ist das Zusammenspiel verschiedener Systeme notwendig, was die Anwendung kompliziert und damit natürlich auch verteuert. Manche Firmen bieten inzwischen den kompletten Service an. Dokumente, Buchhaltung und Korrespondenz werden archiviert. Das rechnet sich aber wohl nur für große Betriebe. 

Firmen des Mittelstands greifen besser auf einen reinen E-Mail Speicher-Service zurück. Damit erfüllen sie ihre gesetzliche Pflicht und entlasten ihr System. So müssen sie nicht allzu viel investieren.
Ob sich Unternehmen nun auf eine Cloud-Archivierung einlassen oder nicht, die Verantwortung für die Sicherheit ihrer Daten liegt immer noch bei ihnen selbst. So sollte jeder Betrieb eigene Regeln für die Speicherung von Daten aufstellen. Um die Rechtssicherheit zu gewährleisten ist die Beratung durch einen externen Spezialisten in Themen der Archivierung durchaus ratsam. Gemeinsam kann man die geeignete Form der Speicherung erarbeiten.

E-Mail-Archivierung in der Cloud

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