Elektronische Rechnung

Heutzutage versuchen die meisten Unternehmen sich zu digitalisieren um möglichst wenige Unterlagen in Papierform lagern zu müssen, auch Rechnungen. Zu dem sparen elektronische Rechnungen Druckkosten und Porto, nicht zuletzt auch noch Strom- und Papierkosten. Allerdings stellt der Gesetzgeber einige Bedingungen unter welchen Rechnungen in digitaler Form aufbewahrt werden dürfen.

Wir möchten Ihnen mit diesem Text einmal aufzeigen, welche Anforderungen der Gesetzgeber an elektronische Rechnungen stellt. Geregelt sind diese Anforderungen im Paragraphen 14 des Umsatzsteuergesetzes. Hier also die wichtigsten Regeln.

 

eöektronische Rechnung

Genau wie bei der Papierrechnung

Der §14 des UStG definiert unter welchen Voraussetzungen eine elektronische Rechnung gestellt und übermittelt werden darf, damit die Bedingungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Sie müssen eine elektronische Rechnung genau so stellen, wie eine Rechnung in Papierform. Im Grunde genommen bleibt hier alles beim Alten. Nur mit dem Unterschied, dass Sie die Rechnung nicht an einem physikalischen Drucker ausdrucken, sondern mit einem virtuellen Drucker, wie zum Beispiel einem PDF-Drucker. Diese Datei können Sie dann bequem als Rechnung per Mail verschicken. Dies ist geregelt im vierten Absatz des §14 UStG.

Zu dem muss der Empfänger der Rechnung damit einverstanden sein, dass er die Rechnung elektronisch erhält. Jeder hat immer noch das Recht auf eine Rechnung in Papierform zu bestehen. Die Zustimmung ist nicht an irgendeine Formvorschrift gebunden. Ein stillschweigendes Einverständnis alleine reicht schon aus. Dies kann auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen verankert sein. Geregelt ist dies im ersten Absatz des §14 UStG.

 

Revisionssichere Archivierung

 

Die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung, sowie die Echtheit dessen Herkunft, muss gewährleistet sein. Möglich ist dies zum Beispiel in Form einer elektronischen Signatur und durch innerbetriebliche Kontrollverfahren. Die Rechnungen müssen zudem so gesichert sein, dass sie revisionssicher sind. Natürlich kann man auch eine PDF-Datei mit ausreichend krimineller Energie ändern, aber der Gesetzgeber verlangt nur, dass man diese nicht ohne weiteres ändern kann. Es gibt noch andere Dateiformate, in welcher die Datei gespeichert werden kann, aber das PDF-Format hat sich über die Jahre hinweg durchgesetzt.

Es ist möglich, dass noch weitere Richtlinien an eine elektronische Rechnung auf Sie zukommen. Bis Mitte 2017 möchte die EU evtl. noch weitere Vorgaben erarbeiten.

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